What is Spreadsheet in Computer? कंप्यूटर में स्प्रेडशीट क्या है और इसके क्या फायदे है?

नमस्कार दोस्तों, आज के इस आर्टिकल में हम करने वाले है What is Spreadsheet in Computer (स्प्रेडशीट क्या होता है) और इसके कौन कौन से components है जो हमारे लिए बेहद ही जरूरी है.

इस पोस्ट में हम स्प्रेडशीट के Cell, Row, Column, Worksheet, cell Reference, Workbook इत्यादि के बारे में details से जानेंगे.

स्प्रेडशीट की जरूरत आजकल सभी को पडती है जो कंप्यूटर का प्रयोग करते है. चाहे डाटा एंट्री से related वर्क हो या फिर कैलकुलेशन से सम्बन्धित हो इस सब कार्य के लिए प्रयोग किया जाता है.

इस पोस्ट में स्प्रेडशीट के हर एक components के बारे में जानने वाले है जैसे वर्कबुक क्या है, worksheet क्या है, फार्मूला क्यों प्रयोग करते है और function के बारे भी जानकारी प्राप्त करेंगे.

जब computer नही था तो पहले बड़ी से बड़ी कैलकुलेशन भी manually की जाती थी जिससे टाइम बहुत ज्यादा लगता था और सबसे बड़ी बात कि गलती होने के chances सबसे ज्यादा थे. लेकिन आज के टाइम में computer का प्रयोग करके बड़ी से बड़ी कैलकुलेशन भी चंद सेकंड्स में हो जाती है.

तो ये जानने के लिए कि स्प्रेडशीट क्या है, चलिए शुरू करते है

What is Spreadsheet in Computer ?(स्प्रेडशीट क्या है )

Spreadsheet कंप्यूटर का ऐसा सॉफ्टवेयर है जिससे डाटा को Table के रूप में मतलब Row और Column के फॉर्म में डाटा को मैनेज करने, अरेन्ज करने की सुविधा प्रदान करती है. इसका उपयोग numerical गणना और चार्ट बनाने के लिए भी किया जाता है |

Spreadsheet एक ऐसा program है. जिससे आप बड़ी से बड़ी कैलकुलेशन, और डाटा को store व manage करने के लिए प्रयोग करते है.

इसमें Rows और columns की मदद से आप डाटा और इनफार्मेशन को collect करके रखते है.

Spreadsheet के क्या क्या कार्य कर सकते है

यह किसी प्रकार की गणना और डाटा प्रोसेस करने का कार्य करती है.
किसी भी डेटाबेस की तेजी से और सरलता से Sorting और Searching की जा सकती है.
बिज़नेस ग्राफ़िक्स क्रिएट कर सकते है। जैसे चार्ट्स और ग्राफ़.
यह हमे गणित के बहुत सारे फंक्शन उपलब्ध करवाता है.
पुरानी वर्कशीट को नई वर्कशीट में merged कर सकते है.

Spreadsheet के कुछ उदाहरण है.

Microsoft Excel
Open Office Calc
Libre Office Calc
Google Sheets
SmartSheet

Components of Spreadsheet (स्प्रेडशीट के कौन कौन से parts है)

Cell

Spreadsheet software में Rows और columns में डाटा को रखा जाता है. जहाँ Rows और Columns का एक दुसरे के साथ interact होता है वहा cell का निर्माण होता है. ये ractangle टाइप का box होता है जिसे हम सेल के नाम से पुकारते है.

Active Cell

एक पूरी worksheet में बहुत मात्रा में cells होता है लेकिन active सेल वो सेल होता है. जिसके चारो और एक border होता है means जिस एक्सेल में जिस सेल पर हम क्लिक करते है उसके चारो और एक border बन जाता है. उसी को ही active cell कहा जाता है.

Rows

Cell की horizontal व्यवस्था को ही Row कहा जाता है एक वर्कशीट के अंदर 1048576 row होती है.

Column

Cell की Vertical व्यवस्था को Column कहा जाता है एक वर्कशीट के अंदर 16384 column होते है.

Cell Address

स्प्रेडशीट सॉफ्टवेर में जितने भी rows और columns होते है उन सबका एक अलग अलग नाम होता है. जैसे Rows की संख्या को 1,2,3,4…………. or columns की संख्या को A,B,C,D,AA,BB…….के द्वारा प्रदर्शित किया जाता है. स्प्रेडशीट में rows और columns को इनके नाम के द्वारा ही जाना जाता है.

Cell Reference

स्प्रेडशीट में कैलकुलेशन करने के लिए formula की जरूरत पडती है और फार्मूला में हम सेल address का प्रयोग करते है. किसी भी फार्मूला में प्रयोग किये गये सेल address को ही सेल reference कहते है.

Formula

स्प्रेडशीट में सबसे ज्यादा आप्शन प्रयोग होने वाला फार्मूला ही है क्योंकि हमने जो भी कैलकुलेशन करनी है. वो फार्मूला के help से ही करते है. जैसे जोड़ करना, घटाना, डिवाइड करना इत्यादि सभी फार्मूला के help से होता है.
Excel में formula को स्टार्ट करने के लिए हम equal to (=) sign का प्रयोग करते है.

Functions

स्प्रेडशीट में कुछ function पहले से defined होते है ये हमारी कैलकुलेशन को फ़ास्ट बनाते है. हमे सिर्फ उस function पर क्लिक करके apply करता है जैसे Sum(), Average() इत्यादि.

WorkSheet

worksheet में cells का collection होता है. एक वर्कबुक में पहले से ३ worksheet होती है और हर worksheet के अंदर cells होते है.

WorkBook

स्प्रेडशीट में हम जितना भी कार्य करते करते है वो सारा डाटा वर्कबुक में ही होता है मतलब जो फाइल हम बनाते है उसे हम वर्कबुक ही कहते है.

Features of Spreadsheet (स्प्रेडशीट की क्या क्या विशेषताए है?)

अब हम स्प्रेडशीट के फायदे के बारे में जानेंगे कि यदि हम स्प्रेडशीट का प्रयोग करते है तो हमारे लिए कितना useful है.

Automatic Recalculation

Spreadsheet में यदि आपने कोई table में number डाटा enter किया हुआ है और उसपर फार्मूला लगाया हुआ है. तो यदि आपने किसी भी सेल में डाटा change करते है. तो ये automatic value में परिवर्तन कर देता है. automatic results को update कर देता है.

Functions का प्रयोग

स्प्रेडशीट में पहले से pre-defined functions होते है जिसने आप कैलकुलेशन के दौरान कर सकते है. इससे टाइम कि बहुत ज्यादा बचत होती है और जल्दी रिजल्ट receive होते है.

Formatting

स्प्रेडशीट में कैलकुलेशन के साथ साथ formatting का भी प्रयोग बड़ी आसानी से किया जाता है. इसमें आप अलग अलग columns rows और cells को अलग अलग format कर सकते है. ये सुविधा भी हमे स्प्रेडशीट सॉफ्टवेर में मिलती है.

Database

जितना भी बड़ा डाटा हो उसे आप स्प्रेडशीट में easily तरीके से maintain करके रख सकते है. ये sort और filter की मदद से आप कोई भी report तैयार कर सकते है.

Graphs

आप अपने डाटा को एक ग्राफ के रूप में भी प्रदर्शित कर सकते है जिससे अच्छी तरीके से डिफाइन किया जा सके. Graph एक्सेल में आप कई टाइप से बना सकते है जैसे Column bar, line, Pie, XY Scatter इत्यादि.

Free Of Cost

स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर हम आसानी से इंटरनेट पर डाउनलोड कर सकते हैं यह बिल्कुल फ्री है इसके अलावा इंटरनेट का प्रयोग करने वाले सभी लोग गूगल शीट्स को भी स्प्रेडशीट के द्वारा एक्सेस कर सकते हैं.

AutoFill का प्रयोग करना

स्प्रेडशीट में autofill का एक ऐसा feature है जिसकी मदद से आप लॉजिकल series की value व फार्मूला को copy कर सकते है. वैसे हम ctrl +D और ctrl + का प्रयोग active cell के अंदर value को ऊपर और बाये भरने के लिए करते है. but autofill के द्वारा आप series को cell के नीचे राईट डाउन कार्नर को ड्रैग करने पर ही विस्थापित कर सकते है.

सेल्स के अंदर कमेंट्स को कैसे add करे.

स्प्रेडशीट के अंदर आप cell के ऊपर comment भी add कर सकते है. comment हम इसीलिए add करते है ताकि उस cell के regarding व्याख्यात्मक नोट दिया जा सके. इसको हम second sheet के cell के साथ भी जोड़ा जा सकता है. comment insert करने के लिए insert menu का प्रयोग करे. क्लिक करने पर comment आप उस cell को समझाने के लिए कर सकते है और यदि आप बाद में edit karna चाहे तो double क्लिक या edit command पर क्लिक करके कर सकते है. वैसे हम shift+F2 का प्रयोग डायरेक्ट comment के लिखने हेतु प्रयोग किया जाता है.

सेल्स को प्रोटेक्ट कैसे करे

स्प्रेडशीट में cells को protect इसीलिए किया जाता है ताकि कोई दूसरा user आकर apki फाइल में change न कर सके या edit न कर सके. जब हम अपनी वर्कबुक को किसी दूसरी जगह शेयर करते है तो ये tool बहुत ही उपयोगी होता है.

फ़िल्टर का प्रयोग कैसे करे.

स्प्रेडशीट में यदि सबसे strong tool की बात की जाये तो फ़िल्टर tool सबसे ज्यादा लाभदायक है फ़िल्टर की मदद से आप पुरे records में से particular किसी का डाटा बड़े easy और फ़ास्ट तरीके से देख सकते है. यदि आप फ़िल्टर का प्रयोग करते है तो यह सिर्फ उनी कॉलम को display करेगी जो हमारे द्वारा किसी rows के लिए निर्दिष्ट मानदण्ड को पूरा करेगी. एक्सेल में आप फ़िल्टर का 2 तरीको से प्रयोग ले सकते है एक auto फ़िल्टर means सरल criteria के लिए और दूसरा advance filter अधिक जटिल criteria के लिए.

फाइंडिंग और REPLACING कैसे करते है.

स्प्रेडशीट में फाइंडिंग और replacing feature सबसे पावरफुल है जिससे kisi डाटा का एक स्थान से बदलकर उसके स्थान पर दूसरा डाटा replace किया जा सकता है. इस कार्य को पूरा करने के लिए आपको find एंड replace option का प्रयोग karna होगा. find command access करने के लिए आप कीबोर्ड से ctrl+f टाइप कर सकते है जिससे हम पूरी files में कोई भी अक्षर, word या लाइन को सर्च किया जा सकता है और replace command को access करने के लिए कीबोर्ड से ctrl+h टाइप करे. replace आप एक word, या सभी को replace भी कर सकते है.

कंडीशनल formatting का प्रयोग कैसे करे.

कंडीशनल फॉर्मेटिंग का प्रयोग cell को फॉर्मेट करने के लिए किया जाता है यदि आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग करना चाहते हैं तो आपको सबसे पहले cells को सिलेक्ट करना होगा उसके बाद आप फॉर्मेट मेनू में जा करके कंडीशनल फॉर्मेटिंग का विकल्प चुने और क्लिक करें। क्लिक करने पर आपको कंडीशनल फॉर्मेटिंग का एक डायलॉग बॉक्स ओपन होगा जिसमें आप फॉर्मेटिंग कर सकते हैं इसमें आपको अलग-अलग तरह की कंडीशन मिलेंगी जिसके द्वारा आप किसी font स्वरूप बार्डर या शैडो आदि का चयन करके अप्लाई कर सकते हैं