12th Class Email Messaging IT Notes (in Hindi)

12th Class Email Messaging

प्रश्न    Email Messaging सॉफ्टवेर क्या है ?

उत्तर   Email Messaging सॉफ्टवेर ईमेल को भेजने, प्राप्त करने और फॉर्मेट करने के लिए प्रयोग करते है इसकी मदद से हम मेसेज को सॉर्ट और फ़िल्टर भी कर सकते है और hyperlink को भी insert किया जा सकता है| हम घटनाओं और कार्यों को भी प्रबंधित कर सकते हैं, कार्य दिवसों को बदल सकते हैं, कार्य अनुरोधों को प्रबंधित कर सकते हैं आदि।

प्रश्न    Calendar को कितने formats को send किया जा सकता है ?

उत्तर   Calendar को 3 तरीको से send किया जा सकता है जो इस प्रकार है –

  1. iCalendar(.ics)
  2. Web Page(.htm or .html)
  3. Outlook Comma Seperated Values(.CSV)

प्रश्न    एक calendar को शेयर  करने की क्या प्रक्रिया है(using .ics format) ?

उत्तर   एक calendar को send  करने की प्रक्रिया इस प्रकार है –

  1. calendar option पर right क्लिक करें |
  2. क्लिक करने पर popup विंडो ओपन होगी |
  3. उसके बाद Export calendar… पर क्लिक करें |
  4. Save-As type option को सेलेक्ट करें |
  5. save as टाइप option में 3 formats दिखाई देंगे उसमे आप iCalendar option सेलेक्ट करें |
  6. फाइल नाम में फाइल का नाम टाइप करें |
  7. अंत में save बटन पर क्लिक करदे |

प्रश्न    Stationary क्या है ?

उत्तर   स्टेशनरी पूर्व-निर्धारित डिज़ाइन हैं जिन्हें आप अपने स्वयं के पाठ या छवियों के साथ बदल सकते हैं। हम HTML के साथ आपके खुद के टेम्प्लेट भी सहज बना सकते हैं।

प्रश्न    Email Signature का आउटलुक सॉफ्टवेर में क्या यूज़ है ?

उत्तर   आपका नाम , कंपनी का नाम, आपका फ़ोन नंबर आप अपना पसंदीदा quote या स्लोगन भी लिख सकते हैं और खास बात की आप कोई भी इमेज भी सेट कर सकते हैं ! जब आप कोई मेल लिखते है तो ईमेल हस्ताक्षर स्वचालित रूप से शामिल होते है |

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प्रश्न    email messaging software में V-card का क्या प्रयोग है ?

उत्तर   एक v-Card इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय कार्ड के लिए व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला एक फ़ाइल प्रारूप मानक है और इसे अधिकांश ईमेल संदेश सॉफ़्टवेयर का समर्थन किया जाता है। हम संदेशों को ईमेल करने के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय कार्ड भी संलग्न कर सकते हैं।

प्रश्न    To Do Bar को customize करने का क्या procedure है ?

उत्तर   To Do Bar को ईमेल मैसेजिंग सॉफ़्टवेयर विंडो के दाईं ओर प्रदर्शित किया जाता है। हम अपने समय को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए To Do Bar को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

जब हम ईमेल के साथ काम करते हैं, तो संभव है कि हम कुछ मेल का जवाब देना भूल जाएं। इस प्रकार की त्रुटियों को रोकने के लिए। हम अपने कैलेंडर में कार्य के रूप में गतिविधि जोड़ सकते हैं। हम ईमेल को TO Do बार या कैलेंडर में ड्रैग और ड्रॉप कर सकते हैं।

प्रश्न    Outlook View control क्या है ?

उत्तर   ईमेल मैसेजिंग सॉफ्टवेयर, Outlook दृश्य नियंत्रण नामक एक ActiveX नियंत्रण का उपयोग करके फ़ोल्डर को अनुकूलित करने का विकल्प प्रदान करता है। जब हम विशिष्ट फ़ोल्डर या कैलेंडर आइटम हमारे होम पेज के रूप में प्रदर्शित करना चाहते हैं तो यह विकल्प बहुत उपयोगी है।

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प्रश्न IMAP (Internet Message Access Protocol) क्या है ?

उत्तर IMAP means Internet Message Access Protocol. यह आपके स्थानीय सर्वर से ई-मेल सेवा का उपयोग करने के लिए एक मानक प्रोटोकॉल है।

प्रश्न    POP3 protocol क्या है ?

उत्तर   POP3 का अर्थ है पोस्ट ऑफिस प्रोटोकॉल 3 एक प्रोटोकॉल है जो उपयोगकर्ताओं को मेलबॉक्सों का उपयोग करने और उनके कंप्यूटर पर संदेश डाउनलोड करने का एक सरल तरीका प्रदान करता है। यह उपयोगकर्ताओं को मेल सर्वर से स्थानीय सर्वर पर मेल डाउनलोड करने की अनुमति देता है और आपको ऑफ़लाइन होने पर भी मेल पढ़ने में सक्षम बनाता है।

प्रश्न    SMTP protocol क्या होता है ?

उत्तर   SMTP या सिंपल मेल ट्रांसफर प्रोटोकॉल आपको ईमेल भेजने और उन्हें प्राप्त न करने की अनुमति देता है, यह प्राप्तकर्ता के मेल सर्वर तक आपका ई-मेल पहुंचाने के लिए मेल ट्रांसफर एजेंट (MTA) के रूप में कार्य करता है।

प्रश्न    Outlook में ई-मेल हस्ताक्षर कैसे बनाएं?

उत्तर   Outlook में ई-मेल हस्ताक्षर सेट करने के लिए टूल्स के तहत मुख्य मेनू में, विकल्प पर क्लिक करें

  • MAIL FORMAT टैब पर जाएं और हस्ताक्षर पर क्लिक करें
  • हस्ताक्षर टैब के तहत, नया पर क्लिक करें
  • नए हस्ताक्षर का वांछित नाम और ठीक पर क्लिक करें
  • “EDIT SIGNATURE” के तहत अपना वांछित पाठ टाइप करें और फिर OK पर क्लिक करें और फिर से OK पर क्लिक करें।

प्रश्न    ईमेल मैसेजिंग में v-Card कैसे सेव और अटैच करें?

उत्तर   Contact  को इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय कार्ड के रूप में सहेजने के लिए, निम्न कार्य करें

  1. ईमेल मैसेजिंग सॉफ्टवेयर खोलें
  2. Go-> contact का चयन करें
  3. एक contact पर डबल क्लिक करें। select करें File-> Save-As…
  4. Export पर क्लिक करें। v-Card फ़ाइल बॉक्स प्रकट होता है
  5. एक फ़ाइल नाम टाइप करें और सहेजें पर क्लिक करें। अब आप इस v-Card फ़ाइल को ईमेल संदेश के माध्यम से भेज सकते हैं

एक v-Card attach करें

  1. फ़ाइल का चयन करें-> नया-> संदेश
  2. insert टैब चुनें
  3. Business कार्ड ड्रॉपडाउन का चयन करें और सूची से v-Card चुनें
  4. contact का चयन करें और ok पर क्लिक करें |

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